Cruzar dos archivos de Excel
Sube tu archivo principal y el de consulta, elige la columna que comparten y descarga el primero con las columnas del segundo ya incorporadas.
Para qué sirve
Es el BUSCARV de toda la vida: tienes una tabla de pedidos con el código del
cliente y otra con los datos de cada cliente, y quieres el nombre y la ciudad
pegados junto a cada pedido. En Excel eso significa escribir un BUSCARV,
arrastrarlo, rezar para que las referencias no se muevan y convertirlo a valores
antes de que se rompa al ordenar.
Aquí subes los dos archivos, dices por qué columna se cruzan y descargas el
resultado. Sin fórmulas que mantener, sin #N/A esparcidos y sin que nada se
desmonte al reordenar filas.
La columna clave
El cruce se hace por una columna clave: el dato que aparece en los dos archivos y que los conecta —el código de cliente, el SKU, el correo—. Si no indicas ninguna se usa la primera columna de cada archivo.
Puedes escribir el nombre de la columna, su letra de Excel (A, B, AA) o su
número. La clave se busca en el archivo de consulta para cada fila del principal,
igual que haría un BUSCARV, pero sin que tengas que ordenar nada ni preocuparte
por coincidencias aproximadas: aquí el cruce es siempre exacto.
Left join o inner join: qué hacer con las filas sin pareja
La diferencia está en qué pasa con una fila del archivo principal que no encuentra su clave en el de consulta:
- Left join (predeterminado) conserva todas las filas del principal. Las
que no encuentran pareja vuelven con las columnas traídas en blanco. Es como un
BUSCARV que en vez de
#N/Adeja la celda vacía. - Inner join deja solo las filas que sí encontraron pareja. Sirve cuando quieres quedarte únicamente con lo que existe en ambos archivos.
Al terminar se te informa cuántas filas encontraron pareja y cuántas no, para que sepas de un vistazo la tasa de coincidencia.
Qué columnas se traen
Por defecto se traen todas las columnas del segundo archivo menos la clave: repetir la clave, que ya está en el principal, solo añade ruido. Si prefieres traer únicamente algunas, indícalas y se incorporan en ese orden.
Si una columna que traes se llama igual que una que ya existe en el archivo
principal, se le añade el sufijo (B) para distinguirlas: nunca acabarás con dos
columnas Precio que ninguna herramienta sabría separar.
Si una misma clave está repetida en el archivo de consulta, el cruce sería ambiguo: se usa la primera aparición y se te avisa de cuántas claves estaban duplicadas. Si eso ocurre, pasa antes el archivo de consulta por eliminar duplicados para que cada clave sea única.
Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia de comparar dos archivos?
Cruzar junta datos: toma columnas del segundo archivo y las pega en el primero. Comparar no junta nada, solo informa de qué filas se agregaron, cambiaron o desaparecieron entre las dos versiones.
¿Qué pasa con las filas del principal que no tienen pareja?
Con el left join se conservan, con las columnas traídas en blanco. Con el inner join se descartan. Esa es exactamente la decisión que eliges con la opción de tipo de cruce.
¿Y si la clave no coincide por un espacio o por mayúsculas?
Por defecto se ignoran los espacios al principio y al final y no se distinguen
mayúsculas de minúsculas, así que ABC123 y abc123 cruzan sin problema. Si tu
clave distingue la caja de verdad, actívalo.
¿El resultado sale en el mismo formato que subí?
Sí. Si el archivo principal es .xlsx o CSV, el resultado sale igual; un .xls
antiguo se entrega como .xlsx. El archivo de consulta puede estar en cualquiera
de esos formatos.
¿Puedo cruzar por una clave que está partida en dos columnas?
La clave es una sola columna. Une antes las partes con dividir y combinar columnas en ambos archivos y cruza por la columna combinada.