Combinar archivos de Excel apilando filas
Sube entre 2 y 20 archivos con la misma estructura y descarga una única tabla con todas sus filas, una debajo de otra.
El problema que resuelve
El caso clásico son doce exportaciones mensuales que hay que analizar juntas:
ventas-enero.xlsx, ventas-febrero.xlsx, y así hasta diciembre. Todas tienen
las mismas columnas, y lo único que falta es ponerlas una debajo de otra.
Hacerlo a mano es abrir doce archivos, copiar el rango de datos de cada uno —sin la fila de títulos, o la duplicarás— y pegarlo al final del anterior. Es mecánico y es exactamente donde se cuelan los errores: una pestaña olvidada, un rango que se quedó corto, una cabecera pegada en medio de los datos.
Aquí subes los archivos, eliges cómo quieres que se emparejen las columnas y descargas una sola tabla.
Por nombre de columna o por posición
Es la decisión importante y conviene entenderla.
Por nombre de columna (lo recomendado) empareja Importe con Importe
aunque en un archivo sea la tercera columna y en otro la quinta. Es lo que
salva la combinación cuando alguien reordenó las columnas en marzo o insertó
una nueva en agosto.
Por posición ignora los títulos y apila la primera columna con la primera, la segunda con la segunda, etc. Sirve cuando los archivos no tienen fila de títulos, o cuando los títulos están escritos de forma distinta en cada archivo y aun así sabes que el orden es el correcto.
Si combinas por posición y algún archivo tiene un número de columnas distinto, la herramienta te avisa. Es casi siempre señal de que ese archivo está desalineado y de que estarías mezclando importes con fechas sin darte cuenta.
Las columnas del resultado
El resultado no se queda con las columnas del primer archivo: usa la unión de
todas, en el orden en que van apareciendo. Si el archivo de septiembre trae
una columna Descuento que los demás no tienen, esa columna existe en el
resultado y queda vacía en las filas que no la traían.
Quedarse solo con las del primer archivo perdería datos en silencio, que es el peor tipo de pérdida: nada falla, simplemente falta información.
La columna de origen
La opción «Añadir columna con el archivo de origen» viene activada y añade al
final una columna con el nombre del archivo del que salió cada fila. Puedes
cambiar su título; por defecto es Archivo de origen.
Merece la pena dejarla: es lo que te permite después filtrar «solo febrero», cuadrar totales por archivo o encontrar el origen de una fila rara. Una vez apiladas, sin esa columna las filas son indistinguibles.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos archivos puedo combinar a la vez?
Entre 2 y 20. Si tienes más, combina por tandas y vuelve a combinar los resultados: el resultado de una combinación es un archivo normal y se puede volver a apilar.
¿Y si los archivos tienen columnas distintas?
No es un problema si combinas por nombre. El resultado incluye todas las columnas de todos los archivos y deja en blanco las celdas de las filas que no traían ese dato.
¿Se repite la fila de títulos de cada archivo?
No. La fila de títulos se reconoce como tal y solo aparece una vez, arriba del todo. Ese es justamente el error más habitual al copiar y pegar a mano.
¿Puedo mezclar .xlsx y .csv en la misma combinación?
Sí. El formato de salida se decide por el del primer archivo, así que si empiezas por un .xlsx descargarás un .xlsx.
¿Qué hago si los archivos no comparten estructura?
Entonces apilarlos no tiene sentido: cada uno merece su propia hoja. Para eso está Combinar por hojas. Y si lo que quieres es lo contrario, separar un archivo grande, mira Dividir por columna.